Suite à la discussion initiée en début d'année sur l'amélioration de la fonctionnalité du mentorat, voici une proposition :
Contexte : Les nouveaux membres peuvent se perdre sur le site et/ou ne pas oser participer. Pour les aider il y a le Mentorat, or, paradoxalement, il faut déjà connaître le site pour y accéder.
Idée : Le système de mentorat pourrait être mis en avant pour contribuer à accueillir les membres, et ce dès leur présentation sur le forum. Inviter les nouveaux membres à participer au mentorat et les associer aux mentors disponibles serait le rôle du Référent Mentorat, ce dernier étant en contact avec tous les mentors du service.
Inviter les nouveaux membres à rejoindre le mentorat pourrait augmenter considérablement le nombre d'apprentis car ces derniers, libérés de la démarche de s'inscrire eux-mêmes, seraient plus enclins à accepter et à se lancer.
Pour mettre en place et tester cette modification de l'accès au mentorat, je verrais les étapes suivantes :
1- les gens volontaires se désignent référents pour la période du test, 3 pas plus, pour l'instant Maeltudal, Nephandi et moi-même.
2- On mp les mentors actuels pour savoir s'ils sont encore actifs et on propose à des membres actifs et à des staff de devenir mentors. On peut également leur demande de noter sur 10 le temps qu'ils peuvent accorder au mentorat.
3- On fait un classement des mentors selon le temps qu'ils peuvent accorder au mentorat d'après leur auto-évaluation, qui servira juste à associer en priorité les premiers apprentis aux mentors qui ont le plus de temps, ce sera ensuite un roulement qui reviendra au début de la liste des mentors, toujours pour distribuer de manière égale l'affluence possible.
4- Les référents se divisent la gestion du pool de mentors entre-eux et utilisent avec les mentors cette page qui centralise la gestion des apprentis :
Ici ce ne sont que des exemples : La feuille est remplie par ordre chronologique d'arrivée des apprentis, on y ajoute la date de début, la date de fin lorsque le mentorat est terminé, ainsi que des info sur l'activité de l'apprenti.
5- Les référents postent des invitations sur les présentations de chaque nouveau membre.
6- Quand un nouveau membre accepte l'invitation, il est ajouté par le référent dans la feuille. Le référent prévient également le mentor qu'il a un nouveau apprenti. Le référent ajoute uniquement la date de début.
7- Le mentor remplit au fil du temps les colonnes "Activités" et "Remarques". Il peut contacter le référent quand il pense que l'apprenti s'éloigne du site (ce qui est normal et à prévoir). Il indique enfin la date de fin qui est prise en compte dans la durée totale du mentorat. Il ne faut pas supprimer un mentorat terminé : c'est important pour avoir un retour d'expérience.
8- Le référent suit l'activité des apprentis des mentors auquel il est rattaché en utilisant la fonctionnalité de trie intégré dans la feuille excel en ligne. Il peut contacter le mentor pour s'assurer que tout va bien avec un apprenti.
Il serait également intéressant de proposer une liste de guides aux mentors à mettre à disposition, comme des recommandations de lectures ou des aides toutes prêtes pour leurs apprentis.
Enfin il serait peut-être important de permettre aux mentors et aux référents de discuter ensemble pour gérer au mieux la disponibilité de chacun, grâce à l'accès à un fil/salon/serveur réservé aux mentors et référents. Exemple : si le prochain mentor dans la liste n'est pas disponible, le référent ne va pas mp un à un les 15 autres mentors, mais plutôt envoyer un message dans le salon pour que le premier mentor dispo prenne le relai.
Pour finir (vraiment cette fois-ci) il faudrait convenir d'un temps de test à l'issue duquel on fait le point sur ce qui a marché et ce qu'il reste à améliorer. Les vacances arrivent et ne seront pas forcément représentative de l'année entière, je propose trois mois si le test débute durant l'été, deux mois sinon.
Ce sont donc plusieurs votes amenés par cette proposition :
1 - Ouverture d'un pôle Référent Mentorat avec comme premier mandat Mael, Nephandi et moi-même, dont le rôle est de gérer le mentorat et d'inviter chaque nouveau membre dans son fil de présentation. (Oui/Non/Autre à définir)
2 - Association apprenti/mentor par le référent après confirmation de disponibilité du mentor, dont la gestion est centralisée dans une feuille accessible et modifiable uniquement par les mentors et les référents. (Oui/Non/Autre à définir)
3 - Ouverture d'un espace d'échange mentor/référent pour faciliter la gestion des apprentis. (proposition : salon discord réservé/Autre à définir)
4 - Mise en place d'un "kit" de guides pour les mentors à fournir aux apprentis lorsqu'ils cherchent certaines informations. (Oui/Non/Autre à définir)
5 - Durée du test de cette formule du mentorat. (proposition : 3 mois si c'est durant l'été, 2 sinon/Autre à définir)
Le fil reste en discussion jusqu’à une semaine après le dernier message ; la phase de vote d’une semaine débutera ensuite.