Suite à la réunion de novembre dernier, il a encore été mis en avant que l'absence d'élément permettant d'établir clairement si l'activité d'un membre du staff était jugée suffisante pour justifier sa position au sein de la communauté était un problème causant des tensions au sein de l'équipe.
Le groupe de discussion1 formé pour traiter du sujet a établi quelques lignes directrices afin de traiter le problème.
En premier lieu :
- Il nous faut considérer que notre méthode jusqu'à présent pour juger si un staff était inactif ou non se faisait "au feeling" en espérant un consensus non verbal qui déboucherait au final au passage en vétéran (voire au retour au statut de membre) du staff concerné.
- Cette méthode, choisie par défaut de part notre refus d'instaurer des quotas pour une responsabilité purement bénévole a déjà prouvé ses faiblesses et a causé beaucoup de frustration par le passé.
Les deux méthodes mises en avant par le groupe de discussion pour pallier à cette situation étaient soit la mise en place de critères d'activité durs auxquels chaque staff se devrait de répondre, soit une demande régulière d'auto-évaluation de la part de chaque membre du staff.
Aucune de ces deux solutions ne nous a vraiment convaincu pour diverses raisons. Nous avons à la place mis au point un système hybride en trois parties :
1. La responsabilité des modérateurs
La différence entre membre senior et modérateur a toujours été très flou si ce n'est qu'elle désigne une forme de hiérarchie induite, sans qu'une séparation des responsabilité ne soit jamais vraiment évidente. Notre proposition serait ici de donner aux modérateurs le rôle de jauge d'activité du staff. Attention, il ne s'agit pas d'en faire la police des polices qui mesurera régulièrement l'activité de tout un chacun, mais ils seront les juges de si oui ou non le "feeling" sus-mentionné mérite d'être étudié de plus près.
Afin de les aider dans ce jugement, nous avons décidé de la liste de critères suivante :
2. Les critères d'activité au sein du staff
- Réactivité en chan #staff : Participation aux discussions et au débat avec des interventions pertinentes. Suivi des chan #projets et #affichage. Répondre à un message dans les 2-3 jours suivant un ping.
- Vote sur l'O5 : Avoir exprimé son avis sur au moins la moitié des fils O5 des six derniers mois. Avoir participé à 2-3 des derniers votes de son propre pôle.
- Participation aux projets : Implication au sein de son pôle de travail, participation aux discussions dans les groupes MP et implication dans les nouveaux sujets. Bilan demandé auprès du référent dudit pôle.
- Tâches communes : Accueil des nouveaux membres, modération des discussions du serveur, mise à jour des pages du site, participation à la critique et à la relecture.
- Acte de présence en réunion : Être présent (et proactif) à au moins une ou deux réunion par an.
- Remplissage des responsabilités : Pour les membres concernés, s'assurer du maintien des tâches régulières telles que la mise à jour de l'accueil, la gestion des candidatures ou l'activité des réseaux sociaux. Ce point-ci est particulièrement important vu qu'une absence d'activité d'un membre responsable cause des retards visibles.
Notez bien qu'il n'est pas nécessaire pour chaque staff de remplir l'intégralité de ces critères. ne jamais participer aux discussions staff sur Discord n'est pas un problème en soi si le membre rempli ses autres obligations à côté et il est parfaitement raisonnable qu'un staff n'ait pu assister à aucune des réunions de l'année en raison de conflits avec son emploi du temps personnel, il s'agit plutôt d'éléments qui deviennent pertinents lorsqu'une accumulation de plusieurs critères est constatée. De plus, ces critères sont gardés volontairement vagues car il ne s'agit pas de quotas à remplir mais uniquement d'indicateurs d'activité staffesque (ou de l'absence de cette dernière).
Si l'étude de ces critères amène les modérateurs à juger qu'un staff est effectivement à considérer comme inactif, la procédure suivante pourra être enclenchée :
3. En cas d'inactivité avérée
Aucune sanction ou mesure punitive n'est à craindre, il ne s'agit pas ici de réprimander les membres du staff pour leur inactivité mais plutôt d'accompagner à une remise en question de leur position au sein du staff avec à l'appui des critères prédéfinis.
Une discussion devra être engagée en privé avec le membre concerné pour lui proposer différentes solutions au cas par cas. Il peut s'agir d'un allègement des responsabilités, d'un changement de pôle de travail, du passage en vacanstaff pour une durée déterminée ou même en vétéran. Si le membre considère cela nécessaire, il peut même s'agir d'un départ complet du staff, mais ce dernier ne devrait jamais être forcé sans faute grave de la part du membre concerné.
Pour conclure
J'ai conscience que cette discussion peut vous hérisser le poil, j'ai moi-même été très longtemps réfractaire à l'idée de décider de critères d'activité pour le staff, mais le groupe de discussion a jugé ces derniers nécessaire pour assurer une hygiène de travail plus saine au sein de l'équipe. C'est important de pouvoir juger combien de membres du staff actifs sont disponibles en un coup d’œil pour une répartition équitable des tâches et on doit pouvoir se faire confiance entre nous pour assurer des responsabilités sur la durée sans avoir peur qu'un membre disparaisse sans laisser de mot.
Ce fil est ouvert en discussion, en principe jusqu'au dimanche 16/03/2025 à 23:59 avec un éventuel délai en fonction des discussions. Les avis ressortant seront ensuite présentés sous forme de vote.