Le staff se constitue d'une équipe de membres choisis parmi les plus au fait du fonctionnement du site et capables de prendre des décisions éclairées sur son fonctionnement. Cette équipe est organisée d'après une hiérarchie élémentaire détaillée ici.
Hiérarchie
Chaque membre du staff possède un grade attribué en fonction de ses responsabilités et de ses devoirs au sein du site. Les prérogatives liées à chaque grade sont présentées ci-dessous.
Administrateur
Les Administrateurs sont les trois membres du staff jugés les plus fiables, bénéficiant d'une solide expérience de gestion du site et en mesure d'endosser des responsabilités importantes. Ils représentent personnellement le projet quand un contact unique est nécessaire, par exemple dans le cadre d'une affaire juridique ou comme prête-noms pour une incarnation publique. Pour cette raison, tous les Administrateurs doivent être majeurs dans leur pays de résidence.
Ils sont les personnes de référence concernant la politique générale de principe de la communauté et disposent du droit d'interrompre temporairement une discussion en attente de circonstances plus propices à la tenue d'une décision collective de l'ensemble du staff.
Modérateur
Les Modérateurs sont des membres du staff particulièrement compétents, capables de mener des initiatives et de s'assurer du bon déroulement des activités du staff. Si les administrateurs sont les garants de la stabilité des institutions, les Modérateurs doivent constituer la force motrice du staff en s'assurant du respect des règles, des délais et des membres du staff entre eux.
Ils font preuve d'une proactivité particulière afin d'assurer le fonctionnement fluide et ininterrompu de l'action du staff.
Membre Senior
Les membres Senior constituent la majorité des effectifs du staff. Ils participent à la gestion du site et du serveur de la Branche francophone au quotidien et sont choisis pour leur capacité à comprendre leurs enjeux et à prendre des décisions éclairées sur la meilleure manière de les faire fonctionner.
Membre Junior
Les membres Junior du staff sont des membres en période d'essai pour évaluer leur compréhension des enjeux du site et la pertinence de leur jugement en vue de rejoindre les rangs du staff de manière permanente. La période d'essai dure trois mois après lesquels leur statut est réévalué et changé soit pour un passage en senior soit pour un retour en membre normal en fonction de leur correspondance aux besoins du staff.
Vétéran
Les vétérans sont des membres du staff en pause prolongée de leurs fonctions.
Pour plus d'informations, voir l'onglet "Repos".
Un membre du staff peut choisir de devenir vétéran pour prendre une pause dans ses fonctions ou parce qu'il ne désire simplement plus les remplir mais reste suffisamment présent pour garder une bonne expertise sur le fonctionnement du site. Il pourra alors, s'il le demande, bénéficier d'une réintégration facilitée au staff à l'issue de sa période de présence réduite.
Le statut de vétéran n'est pas accessible aux membres junior et peut être retiré à un utilisateur trop peu actif, celui-ci perdant par ce fait sa pertinence en tant que membre du staff potentiel pour redevenir membre normal du site.
➤ Les vétérans ne peuvent plus :
✗ Participer aux votes ou aux décisions concernant le site et la communauté en général.
✗ Être présents sur le site O5 ou les salons staff principaux du serveur Discord.
➤ Les vétérans peuvent encore :
● Lire et interagir sur le salon #floodstaff du serveur Discord et autres salons privés non directement reliés à l'exercice des fonctions de staff.
● Réintégrer leurs fonctions actives au sein du staff s'ils le désirent, sous réserve d'un vote de ses membres.
Permissions
● Permissions accessibles aux Administrateurs.
● Permissions accessibles aux Modérateurs.
● Permissions accessibles aux membres Senior et Junior.
Les permissions de chaque rôle incluent celles de tous les rôles inférieurs, suivant la hiérarchie Administrateurs > Modérateurs > Seniors > Juniors.
Générales
● Accéder aux identifiants des divers comptes officiels de la Branche francophone de la Fondation SCP.
● Ouvrir des fils de discussion de n'importe quelle nature sur le site O5 pour proposer des changements sur le site, le serveur ou leur fonctionnement théorique.
Sur le site
● Régler les paramètres de base du site (forum, membres, apparence) via le panneau d'administration.
● Bannir des utilisateurs.
● Supprimer, verrouiller et déplacer des pages et fils de discussion.
● Intervenir en position d'autorité sur le forum à l'aide de Staff Posts lorsque nécessaire.
Sur le serveur Discord
● Modifier les paramètres généraux du serveur.
● Bannir des utilisateurs.
● Rendre muets et expulser des utilisateurs.
● Modifier les permissions et les rôles.
● Supprimer et créer de nouveaux salons.
● Supprimer et épingler des messages.
● Modifier les pseudos.
Recrutement
Le staff peut décider d'ouvrir un recrutement à tout moment par vote majoritaire. Le cas échéant, une discussion est d'abord organisée pour définir ce dont les membres du staff estiment que le groupe a besoin ; chaque pôle de travail réfléchit à l'efficacité actuelle de son action et au besoin ou non de nouveaux membres. Les référents agrègent ensuite les retours de chaque pôle. Ce bilan fait office d'indicateur des critères recherchés et de l'intensité des besoins, puis un vote est organisé pour choisir le nombre de places de membres du staff junior à ouvrir.
Le recrutement est annoncé via un fil sur le forum du site, ouvert par un message d'explication de la situation et de rappel des règles de promotion, et relayé sur le serveur Discord officiel. Les membres candidats sont invités à répondre dans le fil en question avec leurs candidatures pendant une période d'une semaine, extensible en cas de besoin. À l'issue de cette période, un message dédié est posté sur le forum O5 avec les candidatures déposées et les membres du staff votent séparément sur chacune en décidant et expliquant pourquoi ils pensent qu'il correspond ou ne correspond pas aux critères posés pour le recrutement, au-delà des bases nécessaires pour tout membre du staff qui doivent aussi être prises en compte.
Les X premiers candidats recevant le plus d'approbations rejoignent le staff pour occuper le nombre de places ouvertes, sous réserve qu'ils n'aient pas été refusés par plus de 25% des votants.
Promotion
Les promotions se déroulent de manière analogue aux recrutements, à l'exception que les attentes propres à chaque rang sont basées sur les critères détaillés dans la définition de chaque grade (voir onglet "Équipe") et non déterminés en fonction d'un besoin momentané.
Un candidat aux grades supérieurs du staff doit recueillir une approbation minimale de 60 % des gradés actuels pour pouvoir être admis au poste concerné.
Une promotion est proposée par défaut au départ du titulaire d'un poste pour le remplir à nouveau, mais le poste peut ne pas être alloué si aucun candidat n'est jugé approprié (soit par un vote majoritaire refusant son ouverture soit par le rejet de tous les candidats).
Le travail du staff peut être séparé en plusieurs axes nécessaires au fonctionnement de la communauté, parmi lesquels se répartissent ses membres.
Un membre du staff doit participer à au moins un de ces domaines d'activité de manière régulière. Il convient de noter que les listes d'attribution des tâches de chaque pôle sont indicatives et non exhaustives, de nouvelles tâches émergeant en permanence avec les questions et problèmes soulevés dans l'actualité du site.
Pôles
Les pôles définis ci-dessous correspondent aux différentes missions que le staff doit gérer sur une base régulière. Les pôles que forment les équipes travaillant autour de chacun ne sont pas cloisonnés mais servent à clarifier quels domaines bénéficient de l'activité de quels membres du staff pour savoir à qui demander (ou dire de demander, dans le cas d'un membre égaré par exemple) en cas de besoin. Ils permettent aussi d'avoir rapidement une idée de quels secteurs de travail sont plus ou moins bien couverts et ainsi d'évaluer le besoin ou non de nouveaux membres au sein de l'équipe.
Adhésion
L'adhésion aux divers pôles de travail est libre, en fonction du travail que chaque membre du staff désire accomplir en priorité au sein de l'équipe. Chacun doit cependant veiller à ne pas entrer et sortir trop fréquemment des équipes d'une manière qui nuit à leur organisation.
L'appartenance à un pôle de travail exprime l'engagement du membre d'un staff à posséder les qualités requises pour y apporter une contribution de valeur et son intérêt à suivre de près les sujets qui s'y rattachent, notamment via des notifications dédiées. Un membre du staff ne doit en principe pas être sollicité instamment pour des sujets provenant d'un pôle auquel il n'appartient pas, mais seulement pour les sujets concernant l'ensemble du staff et les secteurs dans lesquels il s'est engagé.
Référents
Chaque pôle de travail a un Référent, responsable de superviser l'action du pôle et veiller à son bon fonctionnement. Il a tout particulièrement le devoir de se tenir au courant des activités de son pôle pour en assurer une communication minimale lors des réunions du staff et doit posséder toutes les qualités requises pour le travail au sein du pôle afin d'être de bon conseil et un contact fiable en cas de besoin. Il est le contact prioritaire de chaque pôle en cas de nécessité d'une incarnation plus restreinte.
Le Référent assure également un minimum d'éducation des staffs junior appartenant à son pôle et de communication sur leur performance au sein de leur équipe dans le cadre de leur période d'essai.
Chaque Référent est secondé d'un Référent suppléant, qui n'a pas de responsabilités particulières en temps normal mais se charge de le remplacer en cas de vacances ou d'absence lors d'une situation d'urgence.
Un membre du staff senior ou supérieur peut devenir Référent ou Référent suppléant d'un pôle lorsqu'il se manifeste pour occuper une place libre, en passant un vote d'approbation au sein de son pôle pour que les autres contributeurs lui reconnaissent la légitimité d'en être une figure supérieure. Si plusieurs membres du pôle sont candidats, les membres contributeurs les départagent. Un membre du staff ne peut pas être référent de plus de deux pôles, pour assurer le maintien de l'implication minimale nécessaire à son rôle dans chacun.
Disciplinaire
Le pôle Disciplinaire assure l'attribution des sanctions aux membres qui se sont rendus coupables d'une infraction aux règles du site ou du serveur et, quand ses membres peuvent le faire eux-mêmes pour qu'un autre membre du staff extérieur au pôle n'ait pas besoin d'intervenir, se charge d'interrompre les disputes et accrochages sur l'une ou l'autre plateforme. Le cas échéant, le pôle Disciplinaire assure aussi la médiation entre deux parties qui en ont besoin pour échanger ou se réconcilier.
Les principales qualités requises pour appartenir au pôle Disciplinaire sont le sang-froid, l'impartialité, le tact, l'intelligence sociale et la capacité à comprendre des situations de conflit complexe. De plus, les cas disciplinaires liés à des sujets graves ou des infractions à la Loi ne doivent être traités que par des membres du staff majeurs.
Création
Le pôle Création supervise le secteur des productions originales de la communauté SCP francophone. Il est chargé d'encourager la création d'articles originaux et d'un lore unique propre à la communauté et de promouvoir le contenu existant au sein de la communauté comme en dehors.
Le pôle s'assure également que les conditions de création de contenu pour le site soient raisonnables et accessibles tout en maintenant un contrôle qualité à la hauteur de la communauté. Il s'assure de la fluidité du processus de validation, effectue un suivi de l'état du domaine de la création originale, repère les difficultés ou manques du système et assiste les auteurs et artistes dans leur production quand c'est possible.
Il travaille également à favoriser et inciter un public à lire les articles originaux de la branche, que ce soit au sein de la communauté où à l'extérieur en collaboration avec les Community Managers et Représentants à l'internationale.
Les principales qualités requises pour appartenir au pôle Création sont une affinité avec la création littéraire, une culture littéraire au moins de l'univers SCP voire de la littérature en général et des capacités de pédagogie et de compréhension des difficultés rencontrées par les créateurs débutants.
Traduction
Le pôle Traduction supervise le secteur de la transposition d'articles et contenus officiels de l'univers de la Fondation sur la Branche francophone. Il assure la fluidité du processus de validation et aide les traducteurs débutants ou non lorsqu'ils ont besoin d'aide ou d'une information quelconque.
Il travaille en collaboration avec le pôle Technique, notamment en l'informant quand c'est nécessaire, pour que les contenus traduits soient aux standards du site francophone.
Les principales qualités requises pour appartenir au pôle Traduction sont une bonne à très bonne maîtrise d'au moins une autre langue que le français, de préférence au minimum l'anglais, une connaissance suffisante de la culture, du fonctionnement et du lore des autres branches et des capacités de pédagogie et de compréhension des difficultés rencontrées par les traducteurs débutants.
Recherche & Développement
Le pôle Recherche & Développement travaille sur l'amélioration constante du site et, dans une moindre mesure, des autres plateformes de la communauté. Il identifie les problèmes rencontrés par les membres ou posés par l'organisation actuelle de manière générale pour y proposer des solutions ou propose de sa propre initiative des améliorations à l'interface, la navigation, le contenu des guides ou toute autre propriété du site qui pourrait être perfectionnée pour rendre l'expérience d'utilisation plus agréable, pratique ou accessible.
Le pôle Recherche & Développement est également encouragé à garder une oreille attentive aux problèmes les plus récurrents rencontrés par la communauté et, quand il le juge utile ou réalisable, à s'en saisir pour proposer des améliorations.
Les principales qualités requises pour appartenir au pôle Recherche & Développement sont une bonne compréhension des dynamiques d'utilisation d'un site ou d'une plateforme internet, la capacité d'identifier spontanément des problèmes d'accessibilité ou d'imaginer des modèles plus efficaces, une tendance à l'initiative et une bonne communication avec la communauté.
Technique
Le pôle Technique conçoit, met à jour et est garant de la structure technique du site. Il est responsable de son apparence visuelle à travers son thème CSS, qu'il répare, adapte et améliore de sa propre initiative ou dans le cadre de projets des autres pôles, et le code des pages du site en général dont il assure une veille pour maintenir les standards techniques en vigueur. Il travaille également au maintien et au développement d'une infrastructure puissante, incluant la tenue à jour de la liste des tags et l'optimisation de leur organisation pour en permettre les meilleurs usages.
Les attributions du pôle Technique sont également détaillées dans la Charte technique qui présente les standards du site en matière de code, d'accessibilité et d'hébergement.
Les principales qualités requises pour appartenir au pôle Technique sont une intelligence organisationnelle avec la capacité de comprendre et construire des structures techniques complexes et une maîtrise conséquente de suffisamment des langages informatiques et de programmation pertinents pour les besoins du site et des plateformes SCP (HTML, CSS, JavaScript, Python, Java…).
Événementiel
Le pôle Événementiel assure l'animation de la communauté par la tenue d'événements divers, concours, défis d'écriture, ateliers, conférences et toute occasion susceptible de divertir et intéresser les membres de la communauté pour entretenir sa vie interne ou faire le pont avec la communauté élargie des lecteurs extérieurs (secteur sur lequel il travaille avec l'Administration). Il est ensuite responsable du respect des règles de ces événements, de leurs échéances et de l'exécution des processus administratifs nécessaires à leur bon déroulement (tels que l'attribution des prix et la promotion de l'événement sur le forum, la page d'accueil ou les canaux d'annonce).
Il assure la tenue d'en moyenne deux concours d'écriture minimum par an, concevant des thèmes variés qui permettent de stimuler la créativité de tous les contributeurs sans pour autant surcharger le calendrier des événements et profitant de ces occasions pour promouvoir la création chez les nouveaux membres de la communauté et enrichir de contenus l'univers SCP francophone.
Les principales qualités requises pour appartenir au pôle Événementiel sont une intelligence organisationnelle et sociale, un bon sens des échéances, une tendance à l'initiative et la capacité de se renouveler régulièrement.
Autres tâches
Community managers
Les community managers reçoivent chacun l'accès à (en principe) un et un seul des comptes officiels de la Fondation sur les réseaux sociaux et sont chargés d'y promouvoir le contenu du site, offrir un contact facilement atteignable et amical pour les lecteurs et créateurs extérieurs à la communauté et donner une image positive de la Fondation en produisant du contenu intéressant ou interpellant et approprié à leur plateforme.
Des membres junior du staff peuvent appartenir à l'équipe de community management d'un réseau ou d'une plateforme à condition de s'y trouver sous la supervision d'au moins un membre senior ou supérieur.
Au cas particulier, des community managers en statut de vétéran peuvent demander et se voir accorder le droit de garder l'accès à leur réseau pour y maintenir une continuité dans l'identité du compte, à condition de transmettre au staff actif les informations reçues par ce biais qui relèvent de sa gestion.
Les Modérateurs et Administrateurs, qui possèdent les identifiants aux comptes de la Fondation sur les réseaux sociaux de par leur prérogative d'accès aux comptes officiels, peuvent s'en servir pour s'informer sur leur activité ou collecter des statistiques mais ne doivent pas intervenir dessus via des posts s'ils n'en sont pas community managers ni apporter quelconque modification qui entraverait le travail de ceux-ci.
Un poste de community manager est en principe transmis à la démission de son titulaire sur la base du volontariat parmi les membres du staff seniors et supérieurs. En cas de candidatures multiples, les aspirants sont départagés par un vote du staff.
Représentants
Les représentants effectuent un travail de diplomatie internationale où ils relaient ou incarnent les positions de la Branche francophone, principalement via la plateforme Discord de SCP International.
Sur des décisions et discussions d'importance mineure, les représentants sont habilités à prendre eux-mêmes position ; en cas de décision importante, ils doivent assurer le relais du sujet et des éléments de contexte pertinent au reste du staff concerné afin qu'une discussion ou un vote interne clarifie la position qu'ils devront porter. Si la décision importante est urgente, ils peuvent former de manière relativement autonome une position à défendre qui devra être confirmée au plus vite par le reste du staff concerné.
Un poste de représentant est en principe transmis à la démission de son titulaire sur la base du volontariat parmi les Modérateurs et Administrateurs, les représentants étant régulièrement appelés à accéder à des informations d'une haute sensibilité. En cas de candidatures multiples, les aspirants sont départagés par un vote du staff.
Tâches générales
Modération
Surveiller les interactions au sein de la communauté au quotidien pour empêcher ou interrompre les dérapages et maintenir l'ambiance la plus saine possible est une tâche de tous les membres du staff, qui s'en acquittent généralement "passivement" dans leur utilisation naturelle des espaces de discussion de la communauté.
La veille des coldposts et mésusages du site appartient également à l'ensemble de l'équipe, dans le but de repérer et régulariser rapidement les infractions à ses règles.
Dans les deux cas, le pôle Disciplinaire prend le relais dès qu'une situation requiert une gestion plus approfondie et/ou l'ouverture d'un fil disciplinaire sur le forum O5.
Maintenance
Le staff est garant en dernière hypothèse de la tenue à jour des informations présentes sur le site quelles qu'elles soient ; si la majorité de ces informations peuvent être et sont régulièrement tenues à jour par les membres de la communauté, l'équipe de gestion du site doit s'assurer qu'aucune d'entre elles ne reste négligée suffisamment longtemps pour en devenir problématique par l'inexactitude de la donnée présentée.
Au cas particulier, la responsabilité de certaines pages peut relever d'un pôle particulier, comme le pôle Traduction pour la page de réservation des traductions.